1. Inleiding

Dit is het privacybeleid van Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

Dit privacybeleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de zorgverlening als de (interne) bedrijfsvoering van Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

is als zorgaanbieder verwerkingsverantwoordelijke. Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens. Dit document beschrijft de wijze waarop Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’) wordt voldaan.

 

Aan bod komen de volgende onderwerpen:

2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid;

3. Categorieën persoonsgegevens en doelen;

4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging;

5. Informatieplicht;

6. Verwerkingsregister;

7. Verwerkers en ontvangers;

8. Bewaartermijnen;

9. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA);

10. Doorgifte buiten de EU;

11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming;

12. Beveiligingsincidenten;

13. Rechten van betrokkenen.

 

2. Actualisatie en controle naleving privacybeleid

De verwerking van persoonsgegevens binnen Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die de AVG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacybeleid periodiek worden geëvalueerd en zo nodig worden aangepast.

 

3. Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoelen

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën personen:

a. (potentiële) patiënten;

b. bezoekers aan het praktijkpand van;

c. bezoekers van romdom psychotherapie en sechaarlem.nl ;

d.alle overige personen die met Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut contact opnemen of van wie Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut persoonsgegevens verwerkt.

a. (potentiële) patiënten

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut verwerkt persoonsgegevens van (potentiële) patiënten, ten behoeve van identificatie van de patiënt en de uitvoering van de behandelovereenkomst. Voor identificatie gaat het om naam, contact- en adresgegevens, geboortedatum en kenmerk van het identiteitsbewijs en BSN van de patiënt. Voor de uitvoering van de behandelovereenkomst gaat het ook om andere (bijzondere) persoonsgegevens, zoals medische gegevens.

De opgenomen gegevens van een patiënt worden in het ICT-systeem van I. Timmerman, psychotherapeut/coach opgeslagen. Hiervoor is een contract met Medicore afgesloten.

bezoekers aan de praktijk van Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

b. Er worden geen camera beelden gemaakt.

c. Bezoekers van Praktijk Van Beek, locatie Dordrecht of Haarlem

Er worden geen cookies verzameld.

Verder worden persoonsgegevens gegenereerd als een bezoeker een contact- of ander webformulier op de website invult. Dit formulier is beveiligd. Die gegevens worden gebruikt voor het doel waarvoor het contact- of webformulier dient.

a. overige personen

In het kader van de behandeling, kan ook gebruikmaken van gegevens afkomstig Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut van andere hulpverleners.

 

4. Organisatorische en technische maatregelen / beveiliging

Uitgangspunt voor Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft Erik van

Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Interne maatregelen

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut heeft de volgende interne technische en organisatorische maatregelen getroffen:

a. het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners dient (conform NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513) uitsluitend via post of een beveiligde verbinding (versleuteld mailverkeer, zoals zorgmail of ZIVVER) plaats te vinden. E-mailen met andere hulpverleners is alleen toegestaan voor algemene communicatie. Uitwisseling van vertrouwelijke informatie via (zakelijke of privé) e-mailaccounts van medewerkers of via applicaties als WhatsApp, Dropbox of WeTransfer is niet toegestaan; We gebruiken Silo en Zorgmail, Medicore en therapieland.

b. vertrouwelijke informatie dient uitsluitend te worden opgeslagen in het ICT-systeem van de praktijk dat voldoet aan NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513 en niet daarbuiten. Het is ook niet toegestaan vertrouwelijke informatie naar externe gegevensdragers te kopiëren, tenzij dit noodzakelijk is en deze gegevens zijn versleuteld;

c. iedere medewerker draagt ervoor zorg dat zijn/haar wachtwoord voor het ICT-systeem van de praktijk voldoende sterk is en periodiek wordt gewijzigd;

d. het is niet toegestaan apparatuur als laptops, tablets en mobiele telefoons onbeheerd buiten de praktijk achter te laten. Toegang tot dergelijke apparatuur dient te zijn afgeschermd met een wachtwoord;

e. inloggegevens dienen vertrouwelijk te worden behandeld en dienen niet met derden te worden gedeeld. Uitsluitend in voorkomende gevallen mogen inloggegevens vertrouwelijk met een collega worden gedeeld, zoals in geval van waarneming tijdens verlof;

f. bij (dagelijks) vertrek van de praktijk dient iedere medewerker zijn/haar desktop computer volledig uit te loggen, af te sluiten en eventuele papieren dossiers volledig en veilig op te bergen;

het is niet toegestaan, zonder toestemming van Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

software te downloaden en/of om firewalls of virusscanners aan te passen of te verwijderen;

g. een thuiscomputer van de zorgaanbieder zelf of van een medewerker waarmee verbinding wordt gemaakt met het netwerk van de praktijk (VPN-verbinding) dient te zijn voorzien van actieve wachtwoordbeveiliging, firewall en virusscanner. Veiligheidsupdates dienen tijdig te worden uitgevoerd. Er mag geen verbinding worden gelegd via openbare wifi-netwerken. Het is niet toegestaan vertrouwelijke informatie op de thuiscomputer op te slaan of om papieren dossiers of externe gegevensdragers (zoals een laptop, tablet of externe harde schijn) met vertrouwelijke informatie onbeheerd in een auto of elders buiten de praktijk achter te laten;

h. Aanvullen indien nodig

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut ziet op naleving van de hiervoor genoemde maatregelen. Steekproefsgewijs kunnen (proportionele) controles worden uitgevoerd.

Verwerkers

Met verwerkers heeft Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

afspraken gemaakt over de te nemen technische en organisatorische maatregelen. Op grond van de vastgestelde risico’s die de persoonsgegevens en de aard van de verwerking met zich meebrengen, is het gewenste beveiligingsniveau bepaald.

Door Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

ingeschakelde verwerkers zijn verplicht Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

alle informatie te verstrekken die nodig is om de nakoming van de verplichtingen als verwerker aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

of een door Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

gemachtigde controleur mogelijk te maken en er aan bij te dragen.

 

5. Informatieplicht

6. Verwerkingsregister

7. IVerwerkers en ontvangers

Ontvangers

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut verstrekt persoonsgegevens van betrokkenen aan derden wanneer dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst, de uitvoering van een (arbeids)overeenkomst of in geval van een wettelijke verplichting. Daarbuiten worden geen persoonsgegevens aan derden verstrekt zonder voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

 

8. Bewaartermijnen

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut vernietigt persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en tevens niet op grond van andere wetgeving bewaard moeten worden. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd.

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

a. medische gegevens: ten minste 15 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;

b. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;

c. gegevens van medewerkers en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens: 5 jaar na uitdiensttreding respectievelijk na het einde van de overeenkomst van opdracht;

d. gegevens van sollicitanten: 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure;

e. bezoekers van de website en ontvangers van nieuwsbrieven: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.

 

9. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA)

In uitzonderingsgevallen zou sprake kunnen zijn van het uitvoeren van een DPIA. In dat geval voert Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut voor elke nieuwe verwerking van persoonsgegevens een DPIA uit, indien deze een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen inhoudt, gelet op de aard, de omvang, de context en de doeleinden daarvan.

 

10. Doorgifte buiten EER

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.

 

11. Geen functionaris voor de gegevensbescherming

Een verwerkingsverantwoordelijke dient een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te wijzen, onder meer in geval deze hoofdzakelijk is belast met grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens). ‘Hoofdzakelijk belast’ heeft betrekking op de kernactiviteiten van de verwerkingsverantwoordelijke. De Artikel 29-werkgroep definieert kernactiviteiten als processen die essentieel zijn om de doelen van de organisatie te bereiken, of die tot de hoofdtaken van de organisatie horen.

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut heeft geen FG aangesteld aangezien geen sprake is van een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens (zie handleiding).

 

12. Beveiligingsincidenten

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beëindigen en de schade zo veel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld.

Bij elk incident met betrekking tot persoonsgegevens zal Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut beoordelen:

* of sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens;

* welke maatregelen genomen moeten worden om het incident te beëindigen en de gevolgen te beperken;

* of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren;

* of het incident aan de AP dient te worden gemeld;

* of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht;

* welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekkenregister.

 

13. Rechten van betrokkenen

Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenheid heeft, zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

heeft zodanige technische maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.

Verzoeken van betrokkenen met betrekking tot persoonsgegevens worden door Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut afgewikkeld.

Verzoeken en de afhandeling daarvan worden opgeslagen in een afzonderlijke map in het ICT-systeem.

Na ontvangst van een verzoek zal Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut eerst de identiteit van de verzoeker vaststellen, aan de hand van naam, contact- en adresgegevens, identiteitsbewijs en geboortedatum.

Nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld, zal Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut

aan de verzoeker bevestigen dat er binnen één maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd.

Over verlenging van de termijn informeert Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut de verzoeker binnen de eerste maand.

Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens. Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht. De behandelaar legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT-systeem van de praktijk, dat speciaal voor het verzoek is aangelegd.

In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker een redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan één kopie van een dossier wordt verlangd.

Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld. Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat Erik van Beek, seksuoloog NVVS en relatietherapeut achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.